湘潭市档案局建立创文专题数据库

湘潭在线9月12日讯(湘潭晚报记者 谷桔 实习生 黄雅茜)您能想象吗?也许在不久的将来,在北京就能直接查阅湘潭的档案,了解湘潭创建文明城市的情况!为迎接中央、省文明委的测评,从8月初开始,我市档案局承担了创建文明城市活动中资料和数据的整理工作。到9月上旬,湘潭90多家单位上报的资料都将从纸质档案转化为电子档案。

随着“咕噜咕噜”的轮子声,一个工作人员推了满满一车档案盒送入办公室。大厅右侧的第一间办公室里,每个办公桌都上堆着一叠厚厚的档案盒,30多名工作人员正埋头苦干:开盒、扫描、整理……仅仅三间办公室,就分别承担了分类组卷、装订、数字化加工的工作。

“以前要3个月完成的工作,我们半个月就快完成了。”相关负责人介绍,他们现在主要的工作有三步:将纸质文件资料归档整理、对已经整理的纸质档案进行数字化加工、创建工作数据资料整理。

这次,一共有90多家单位上报资料,共约7—8万份资料需要进行整理保存,并要经过分类、资料审核、鉴定、装盒、编号、扫描等10多项流程。为了早日建成数据库,所有工作人员已经半个月没有休假,连午休的时间都利用起来了。

这项工作始于8月初,经过16天紧张作业,对创建工作中三大体系、382项评测内容、9项重点工作的资料和数据进行规范化整理。形成了纸质文件资料1152盒、电子文件8.165万个,共14.967万页,数据库文件夹1780个,数据量33.21GB,占存储空间33.4GB。纸质档案全部转化成了数据档案。

“现在,我们已经进入数字化深加工和专题数据库建设完善阶段,预计9月上旬全部完工。”湘潭市档案局研究室主任王徐球说,数据加工处理充分考虑以后网络申报的特点,将运用现代化的技术和手段,建设数据库和管理系统,与中央及省文明办、市区各单位网络平台对接,实现创建全国文明城市数据网上有效收集、存储、处理、加工、使用和申报。

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